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【コロナ自粛】ケアマネ居宅介護支援を在宅リモートワークにした評価と課題

酒坊主たろく

こんにちわ!酒坊主たろく(@taroku56)です!

令和2年4月、晴れて居宅介護支援事業所を開設したものの、コロナ渦中で活動自粛となって戦々恐々していましたが、出社自粛の波に乗りリモートワーク(在宅ワーク)を初めておよそ1ヶ月経ちました。

居宅介護支援事業所は、そもそも在宅ワークが出来る職種と考え、はじめた事業所運営。

意外とスムーズに在宅ワークに移行することができましたが、一方課題もあります。そんなところをまとめてみました。

当事業所のスペック

独立した居宅介護支援事業所

  • 開設1ヶ月(もりもり?新規が来る時期)
  • 事務所は賃貸アパートの1室
  • 私の他、介護支援専門員2名雇用(社長は事務しながら記事書いてる)
  • スタッフそれぞれにスマホの支給あり
  • 介護ソフト:カイポケ

設立して1ヶ月であり、事業所として組み立てながらの活動。包括勤務が長かったため古巣や周囲の包括からの依頼もぼちぼち貰える中で運営出来ています。

もともと3名は、過去に同じ職場で働いていたものたちです。一度バラバラになって2年後に再集結ってやつですね。

社長としての私の立場ですが、台風やらコロナせいで介護支援専門員になれていません。事務職員として関わっております。

貸与スマホの使い道

  • 利用者本人・家族にも携帯番号を主して伝える
  • メール対応・LINE対応可とする

スタッフに支給しているスマホの連絡先は、本人・家族・関係事業所等に告知しており、名刺にも記載しています。

Gメールアドレスについても会社で取得したものをスマホに入れ、家族とのメール対応・LINE対応についても可能となっています。

介護ソフト:カイポケの恩恵

これまで、ワイズマン・ほのぼの・絆を使用した経験がありますが、今回『カイポケ』は初めての利用です。

カイポケはクラウド型の介護ソフトです。

クラウド型ソフトって?
パソコンでもタブレットでも端末を選ばず、インターネットブラウザ経由で利用が可能。職場だけでなく、自宅でもインターネット環境があればソフトを使うことが可能。

これがあるからこそ、リモートワークが成り立ちます。

プラン作成から、経過記録、実績入力等、自宅のパソコンを使用しての業務が可能。

外出先にも、スマホやタブレット上で、ソフトを開けるため、訪問時に分厚いケースファイルを持ち歩かなくとも、記録などを見ることができます。



当事業所のリモートワーク

電話対応

事務所の固定電話にかかってきたものは、私のスマホに転送されます。

その際の返答としては、

ただいまコロナ自粛に伴い、在宅ワークとさせていただいております。担当者から改めて折り返しお電話させていただきます

みたいな感じがテンプレとして伝えています。

適当に、外出中と伝えて、折り返すことも考えましたが、今の時期なら、それなりの対応をしていると言う方が事業所としての評価も上がるかな?なんて思惑があったり、なかったり。

どちらにしても、その場で直接繋ぐわけにはいきませんから、相手方に一旦待ってもらう形になってしまうのが申し訳ないですね。

ただし、担当ケアマネの直通の携帯電話を広く伝えているので、ほとんど事務所には掛かってきません。

掛かってくる電話のほとんどは新規依頼の電話ですね。

新規依頼があった際

各スタッフに支給している法人スマホにはLINEを入れてあります。加えてLINEで居宅のグループを作成してあります。

事務所から転送されてきた新規依頼の電話は、まず私が受け、相談概要や今後の対応方法を聞き取ります。

2名いる介護支援専門員のどちらに割り振るかは、ケースの複雑さや、直近の引き受け具合などから、おおむね私の判断で行います。

担当してもらうスタッフ宛に、グループLINEに概要を記載。長い概要や直接伝えるべきことは、電話でのやり取りで伝えます。

引き受ける担当者に直接連絡せず、グループLINEを通す理由は、事業所として引き受けているケアプランのため、『こんな相談が今来ている』ということを、周知するためです。

担当者に引継ぎをした後は、支給している法人スマホから連絡を取り調整を始めてもらいます。

既読サインだけでは不安なので、読んだ確認として、適当に『了解!』みたいなスタンプを入れてもらっています。既読のみは読んでいないと判断です。

↓こんなのもあります↓

ケアマネ向け【まったり地域包括】公式LINEスタンプを見る

訪問は各々

現在は、訪問自粛とされている時期ですが、うちの事務所のある自治体からは、相手方からの拒否が無い限り、通常通りの訪問・担当者会議をするように、との指示がでています。

相手方からの拒否も多い時期なので、助かりますが、感染予防は良いのか?とも思います。

それ以外に、新規相談、退院調整、住宅改修の実調、訪問しなければならないケースは多くあります。

訪問用の社用車が1台あります。社用車を使用したい際には、事務所経由の訪問になりますね。

今後在宅ワークを主とし、個人の自家用車での訪問を認める場合は、車の保険契約を『仕事で使用』に切り替える必要があるためには、その上乗せ分の支給は考えています。

今のところ、急遽在宅に切り替わった形なので、保険の切り替えも行っておらず、自家用車を使用しての訪問は自己責任というしかありません。

来所相談・来客

開設1ヶ月半、来所相談はありません。事業所の営業がちらほら来る程度。包括と違い、直接の来所相談はゼロではないにせよ、ほとんどないと思います。

事務所を閉めている間に万が一来た時には、諦めてもらうしかないことが申し訳ない。

扉に、『在宅ワーク推奨中』とか張り紙しても良いのですが、一般のアパートなので、あからさまに留守を周囲に伝えるのは防犯的に悩むところです。

自粛が開けたのちも、本格的にリモートワークに切り替えるにしても、お留守番職員が必要になるかもしれませんね。ん・・・?社長がやるのかな。

請求業務

5月の連休のさなか、当事業所初の4月利用分の請求業務を行いました。

初回なので、この日は事務所に出勤してもらっています。実績入力は各々がすでに済ませているので、伝送処理(初月のためCDR)を行う上での確認のためですね。

慣れてくれば、私が1人で行ってしまっても大丈夫な部分です。が、責任の分散のためには集まってもらいたいなぁ・・。

勤怠管理

カイポケソフトにログインした際に、タイムカードのようなページで『出勤』『退勤』のボタンを押すと、その時刻が打刻されます。在宅でも、疑似タイムカードを押せるわけですね。

そんな機能もありますが、うちでは利用していません。

開業日としている、平日において8:30-17:30の提示を入力した1ヶ月分の出勤簿を私が作り、確認の押印だけスタッフに押してもらい、出勤簿として残します。

出勤しないため、平日の勤務時間遊んでいるのでは?との不安だと言う方もいるかもしれませんが、決められた業務を行ってもらえれば、それ以外の時間においては、私用を済ませようが自由に過ごして欲しいと思っています。

現在雇っている2人が、長い付き合いが故の信頼もあります。

今後新しく、雇う際には勤務態度等も吟味する必要もでてくると思いますが、極力知人のみを雇っていきたいと考えています。

酒坊主たろく

実際私も、在宅ワーク中昼間から酒飲んでます。

リモートワークの課題

印鑑

行政機関に出す書類(届け出や調査資料の請求、申請代行)など周りからも声が当たっているように、ケアマネ業務は印鑑社会が強く残っています。

事前に白紙書類に印鑑を押し、ある程度、持ち帰っておくこともできますが、限界があります。提出については、郵送可となっていますが、調査資料などは事務所に返送されてしまいます。

ファックス

事務所へのファックスは、現状、事務所で確認するしか手段がありません。実績が届く時期だけでなく、やはり定期的に事務所に誰かが確認に行く必要がありますね。

こちらからファックスを送る時ももちろん事業所から送る必要があるので、事務所にくる必要がでてきます。

プラン等書類の印刷

家庭用パソコンで、カイポケを使用しても、自宅にプリンターがあれば印刷は可能です。

こちらも強く言われているように、昔ながらの紙社会の介護保険業界。紙の消費も激しいですね。用紙を持参するとか紙代の支給とか、そんなことものちのちは必要になるのでしょうか?

郵便物

こちらも、事務所にくるしか確認手段がないですからね。

最後に

個人情報を取り扱うため、ガイドライン沿っての法人支給の通信機器(スマホ等)が必須になりますね。

結果的に、リモートワークといっても私は最低でも週1~2回は事務所に向かいました。ファックス・郵便物の確認のためですね。

主としてのケアマネ業務においては、事務所に来なくとも可能です。

この辺は、当番制であったり、社長一人が行えば済む範囲かもしれません。なので、完全在宅ワークに切り替えるよりは、誰かは事務所への行き来は必要。3密は防げますけどね。

今回、このスタイルでの勤務スタイルを実施したことにより、娘の保育園の登園自粛にも対応することができ、私自身が一番助かった点も大きいです。

まだ開設間もないため、今後の業務スタイルについては、組み立て半ばではありますが、自粛をきっかけに、在宅ワークでの勤務スタイルも十分回せることが分かりました。

従業員が働きやすい職場環境が作れるよう、自粛明けについても在宅でのリモートワークのスタイルを確立できるよう、勤務システムを組み立てていこうと思います。