居宅介護支援事業所を独立する際に、悩むポイントの一つ、利用する介護ソフト。
- 以前から使っている慣れたソフト
- 初期費用を抑えたコスパ重視のソフト
- 独立運営ならではの営業スタイルに合わせたソフト
選択肢としては、いくつかありますよね。
私の事業所で選択した介護ソフトは『カイポケ
』。開設後３年目になりましたが、問題なく稼働しており、法人に雇われていた頃よりも、働き方だけでなく、ソフト自体の利便性はかなり向上したものだと思っています。
周りで、独立を考えている方に介護ソフトのおすすめは？と聞かれたら、まずカイポケを挙げます。
導入の経緯から現状、良い点・悪い点についてお話しします。
- 株式会社を設立（事業運営初めて）
- 単独居宅介護支援事業所
- ケアマネ在籍：５名
- 在宅ワーク中心
- カイポケ利用経験者ゼロ
目次（もくじ）
結論：カイポケで良かった
独立した単体居宅が、介護ソフトを選ぶうえでは、法人内の他事業所などと連携の兼ね合いを考慮する必要はありません。自分たちの業務形態に合わせたソフトを選択できます。
加えて、開業間際の心もとない財布事情に優しいソフトであることも大切ですよね。
料金
居宅介護支援事業：５０００円／月
事業種により金額が変わります。カイポケの中では居宅介護支援が最も安価ですね。他のソフトと比べても最安値という訳ではありませんが、十分なコスパを誇ります。
月々の費用負担も安く済みますが、料金のお得さは、最大１８カ月とされる長い無料お試し期間にもあります。
新規開設だけでなく、既存の介護ソフトから切り替えを検討する場合にも大きく役立ちますよね。
加えて、タブレット貸与が１台無料（２台目以降３０００円）で付いてきますので、こちらも余分の費用が抑えられるポイント。
カイポケはタブレットでも起動できます。訪問の合間に経過記録の記入・プラン作成もできるため、個人個人に支給すれば利便性は向上しますし、事務所に無料貸与分の１台があるだけでも、重宝します。
シンプルな操作性
誰一人、職員にカイポケ利用経験者がいない中でのスタートなので不安はありました。
基本的な流れは、どのソフトも大きく変わらないかもしれませんが、カイポケは初見でもわかりやすいものです。
- 台帳（利用者・事業者マスタ）
- アセスメント作成
- ケアプランプラン作成
- 利用票・提供票作成
- 請求業務
左から順に利用していけば、利用者登録から請求業務まで進めることができます。
請求業務についても、開くとさらに、上から下に順に行っていくだけで伝送終了。初見であっても、適当に触っているだけで、ある程度流れは分かります。
利用開始直後１～２ヶ月ぐらいだったと思いますが、定期的にカイポケカスタマースタッフが『使っていて不自由や分かりにくい点はないですか？』と状況確認の電話をしてくれます。
もちろん、その際に直近の悩み・トラブルがあれば相談できますし、
『今すぐ知りたい！』という時の相談窓口にカスタマーサポートセンターの連絡先があります。
一般的な介護ソフトでは、相談窓口に電話しても、こちらが上手く状況を伝えないと相手に伝わらず正確な答えが貰えないことが悩みでしたが、
ですが、カスタマーサポートセンターに電話し、ID等を伝えるとセンター側にも同じ画面が映るようです。対面ではないですが、同じ画面を開きながら電話で説明してくれるので、わかりやすく解決まで導いてくれます。
クラウドソフトの恩恵
ICTの導入が、ケアマネ件数の逓減制の適応件数を見直す要件に入りましたね。カイポケはこれに該当するかと思います。
クラウドソフトは、メインHPに行き「ID・PW」を入力しログインをすることで、事務所のパソコン以外からも介護ソフトを利用することができます。
- 自宅のパソコン
- タブレット
- スマートフォン
などからもログイン可能です。
このクラウドソフトは、在宅ワーク中心の事業所であれば必須です。これがあれば事務所に行かずとも入力が可能。自宅にプリンターなどがあれば、そのまま印刷して居宅訪問にも行くことができます。
もちろん在宅ワークに限らず、居宅訪問の合間の車内でも経過記録の入力もでき、訪問先で過去の経過記録やケアプランの確認をすることもできます。
ケアマネ業務の大きな負担になる経過記録の入力が、訪問のスキマ時間で済ませられるのはありがたいです。
運営側の負担を軽減できる経営支援サービス
『経営支援サービス』と呼ばれ、運営側の負担を軽減できる付加サービスが充実しています。介護ソフトとしての操作性ばかりの充実は、どのソフトメーカーも頑張りますが、経営側への機能充実は運営側になってみて大きく助けられました。
スマートフォンの貸与（カイポケモバイル）
１ヶ月：２５００円／１台
通話し放題と７Gのデータ使用が付いたのソフトバンクのスマートフォンを月単位の契約でレンタルすることができます。
このスマホでもカイポケの介護ソフトを使用することができます。もちろんスマートフォンなのでＬＩＮＥなどのアプリの使用も可能。
自己所有のスマートフォンを使用した、利用者の個人情報等のやり取りは禁止されています。業務専用として貸与するものであればＬＩＮＥなどを使う分にも安心して利用することができます。
急な退職により、返却が必要になっても解約違約金などもありません。
車両リース（カイポケカーリース）
１ヶ月：８０００円程度～／１台
開設と同時に車を購入するのは、初期投資がかさんでしまいます。運営が軌道に乗るまではリース契約の方が無難だとは思いますが「車のリースはどこから借りたら良いの？」と悩んでしまうものですよね。
車種や、メンテナンス、保険の有無により料金がかわっていきます。私の事業所で利用している全部込みのコースで軽自動車をリースすると、月２５,０００円程度になります。
スマホの貸与もですが、カイポケで一通りの営業準備をまとめてしまう方が手配が楽です。
ファクタリング（早期入金）サービス
通常、国保連に請求した居宅介護支援費は、提供月の２ヶ月後に入金されます。これが、事業開始直後の資金繰りが苦しくなってしまう理由。
仮に４月に事業開始したとしても、入金は６月の末。それまで収入がありません。
ファクタリングサービスであれば、４月利用分が５月中（請求した月）に請求額の８割分を、カイポケを通して入金されます。
その後、本来の入金時に残りの２割が届くといった流れになります。
手数料は０．８％と無料という訳ではないですが、収入がないままスタートを切るより、余裕をもった事業運営に活かせると思います。
会計ソフト＆給与計算機能
私自身が、初めての経営で、特に助けられたのは『会計ソフト』と『給与計算の機能』です。
どちらも無料で利用することができ、もちろん一般の介護ソフトでは、こんなのついてません！
単純に『税理士・社労士』に頼んでおけば良いのかもしれませんが、事業開始直後は、できるだけ経費を節約したいところ。
マネーフォワード会計ソフトを無料で利用することができ、日々のお金の流れを打ち込んでいくだけ。最終的にソフトが決算書まで作成してくれるので、収支の流れがシンプルな居宅介護支援程度であれば、素人でも十分に決算書の作成まで済ませることができます。
給与計算・年末調整についても、職員情報を入力していくだけで、簡単処理。
今のところ、私の事業所では『税理士・社労士』に依頼することなく、私一人で十分行うことができています。
これらのソフト利用は、カイポケの恩恵ですね。
ホームページ作成
ホームページは、居宅介護支援事業に限らず、今や必須となった営業ツールです。
営業活動として、地域包括や病院を回ったとしても、その場で事業所の詳細を伝える十分な時間は得られませんが、チラシ等にホームページの有無を記載しておくだけで、確認してもらうことができますよね。
このホームページ作成を、業者に依頼すると５万～１０万超の費用が掛かってしまいます。
この作成もカイポケであれば無料。
ひな形があるので、パソコン操作が苦手な方でも、情報を打ち込むだけで完成します。
ご家族はもちろん、利用者本人もスマホやパソコンを使用している方は増え、利用している事業所のホームページを検索する方は多いですから、『事業所で自前のホームページを持っている』というだけでもステータスになりますね。
求人
開設間際に使う機会は少ないかもしれませんが、軌道に乗り、増員を考えた時に悩むのが求人方法。ハローワークにも居宅介護支援事業所の求人は多く挙がっているので、規模が小さいと埋もれてしまいます。
折込チラシや求人サイトに登録するにも、費用が掛かってしまいますよね。
そんな中、最大級の求人件数を誇る『カイゴジョブ』を無料で利用できます。
『カイゴジョブ』は、カイポケを提供している（株）エス・エム・エスが運営している求人情報サイトなんです。
介護業界では、有名な求人サイトですので、転職を考える場合には使用してみる価値アリです。
その他（開業支援サービス）
居宅介護支援事業所だけでなく介護支援に関わる事業の指定には、法人格の取得が前提であり、その他にも指定を受けるための準備が多く必要。
- 法人設立サポート
- 物件調査
- リフォーム
- 備品購入
- 電話、インターネット
- 商圏調査
- 創業融資
ここまで網羅されていると、ゼロからはじめる事業所運営については、最初からカイポケ頼みでも何とかなります。
設立時の資金がない場合でさえ、日本政策金融公庫からの創業融資を受けるためのサポートもあります。もちろん私自身、融資の申請は初めてで何から準備したら良いかわかりませんでしたが、提出に必要な書類のひな形も用意して貰えるので、必要情報打ち込むだけで完成。
融資手続きもスムーズに進みました。
カイポケの直して欲しい点
カスタマーサポートが繋がりにくい時期がある
日頃の操作で、困った際に連絡する分には十分繋がります。
ですが、国保連などへの問い合わせと同様に、請求に関わる時期（毎月５日～１０日頃）には、なかなか繋がりません。請求業務に関わる問い合わせが増えてしまうためですね。
スピーカー通話にして、１０分以上かけたまま放置。という事も多くなってしまいます。
操作に慣れないうちは、早めに聞くか、時間の余裕を持った相談が良いと思います。
カイポケに繋がりにくい時期がある
上記に記載した『カスタマーサポート』への相談だけでなく、そもそもカイポケソフトに繋がりにくくなる場合があります。
こちらはそれほど頻回ではないので、大きな問題にはなっていませんが、こちらも上記同様、毎月５～１０日頃の請求業務に関わる時期ですね。
ケアプランを作成している最中にダウンしてしまい、保存していない部分が消えてしまう・・・。なんてこともありました。
対策としては、クラウドソフトであるため、一般的な事業所の営業時間（９時～１７時）外でログインすると快適に使用することができます。
電話回線と違い、サーバー容量を大きくしてくれれば、解決するものだと思うので、今後に期待です。
まとめ
長々と、書き出してみましたが、カイポケ使用のメリットは大きいです。
- コスパ
- クラウドソフト
- 付帯サービスの充実
初心者にも使いやすい操作性ですが、他のソフトと極端に良いわけではありません。
クラウドソフトであるため、事務所内での作業にこだわることなく、どこでも仕事ができることと、介護ソフト以外の付帯サービスが充実していることが、フットワークを軽く働ける事業所運営の秘訣になるのだと思います。
独立して、単体での居宅介護支援事業所運営を考えている方は、介護ソフトの候補にいれてみてはいかがでしょうか。
まずは、基本的な操作性は無料期間のうちから試すことができます。詳細はこちらをどうぞ。
