皆さんは訪問の際に、ケースファイルを持参しますか？
分厚いファイルだと、訪問の際に荷物になるし、続けて何件も回る時は不便。薄いファイルだと入れられる量が限られるので訪問先で何か確認したい時に足りないこともあります。
うちでは、ケースファイル一式を訪問の際には、持参しています。どんな順番で綴じる方法が、使い勝手が良いのかについても、色々試行錯誤しているところ。
事業所の長年のやり方や、訪問スタイルにも影響するので、『これが一番！』とはなかなか言いにくいですね。
取り合えずうちの事業所で行っているファイルの綴じ方を紹介します。参考になる部分があれば良いのですが。
使用しているケースファイルと、インデックス
ケースファイル（リヒトラブ）
『リヒトラブ』の『Ｇ２２２０』を使用しています。一個あたりは３００円程度ですね。
２色用意し、男女で分けています。３センチ程幅があるので、複数訪問を一度に行う場合には、少々かさばります。もう一サイズ小さいと収納量が下がるので悩むところですね。
『カウネット』などの事務用品の通販サイトで、大量にまとめ買いもできます。
まとめ買いしてサイズに失敗した時は悲惨なので、１冊ずつ数パターンを買ってみて選んでみるのが良いと思います。サイズ違いを買っても、その他の書類の保管用として使用価値はいくらでもあります。
注意点としては、サイズ違いを買うにしてもＡ５サイズなどを買ってしまうと、使い道に困ってしまいます。私は一度やってしまいました。たいていの書類はＡ４ですからね。
インデックス
Ａ４の用紙にインデックスシールを貼って作ったもの。
終了した場合も、この用紙は終了ファイルと一緒に綴じず、次の利用者に使いまわしをしていきます。中身だけを閉じ紐で綴り、段ボールへ保管。
うちでは、通常の紙よりも若干厚いものを利用しインデックスを付けています。普通紙を利用する場合は、穴が破けてしまわないように補強しておくと安心。
手書きだと見栄えが良くないので、Wordで打ち込み印刷したものを切り取って張っていきます。内職作業の様にコツコツと。
開設当初の比較的、暇な時間に大量に作っておくと効率的です。
事業所の財源が潤っていれば、最初からラベル付きの物を買っても良いのですが、こんな形でも十分やっていけます。
入れるものと、その順番
さて、実際の綴じる順番ですが、うちではこんな感じです。入れておく物には変わりないと思いますが、順番は好みの問題になりますよね。
インデックスは作っていませんが、基本情報シートを最初に、住宅地図のコピーを最後に加えます。担当者不在の時に急遽訪問することになった際、住宅の位置を速やかに把握するための準備ですね。
- 基本情報シート
- アセスメント表
- ケアプラン
- 利用票
- 調査票・意見書
- 事業所へor事業所からの報告書等
- 医療情報（看護サマリーや診断書）
- 介護保険証・負担割合・減免
- 地図
- ポケットファイル（契約書・返却物等）
契約書だけは穴をあけず、ポケットファイルに入れて保管。穴開けても良いのですが、一応契約書ですからね。
返却が必要な物や、次回の訪問で渡す物などもこのポケットファイルを活用します。
保険証等の位置は、悩んでいるところです。以前所属していた場所では、基本情報の次が保険証類でしたね。今回は、別スタッフの利用していた順番を採用し後半に。
利用票や事業所からの連絡文書などは、量が多くなってきたら、事務所内の保管とし、持ち出しケースファイルからは抜き出して保管します。
事業所からの報告等は、関連する物なんでも入れるようなフリー要素もあります。こういった場所があると『どこにしまおうかな？』とその都度迷う必要はなくなるかもしれません。
まとめ
あくまで、私の事務所の一例です。今までの経験から、今回の事業所立ち上げに合わせて新しい順番に見直してみました。
既に、事業運営されている場合は、なかなかシステムを大々的に変えるのは難しいですよね。見直しを検討している方や、新たに動き出す事業所の方など、参考にしてもらえたらと思います。
今後は、さらに紙書類での保管を減らし、データ保存で出来る物は切り替えていこうと思っています。保存スペースや持ち運びの手間も格段に減らしていけるはずですからね。進んで来たら改めて公開します。
